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換掉這15個動詞,你的英文也可以很商務!

用英文信件溝通時,其實只要替換掉句子當中的動詞,就可以加重你給予外國客戶的專業形象!以下舉幾個例子給大家參考,也歡迎大家留言分享常用的商用英文喔!


 

情境1. 【商用:Provide / 一般:Give】
如果今天要跟外國客戶索取文件或是電話時,可以將常用的「Give」 替換成 「Provide」喔!
Could you give us a copy of the sales report?
〈可以請您給我們一份銷售報告的影本嗎?〉
Could you provide us with a copy of the sales report?
〈可以請您提供一份銷售報告的影本給我們嗎?〉


情境2. 【商用:Receive / 一般:Get】
接收到客戶的訊息,除了可以使用「Get」之外,「Receive」也是可以的,而且更為精準喔!
Did you get the message I sent you yesterday?
〈你有收到我昨天寄給你的訊息嗎?〉
Did you receive the customer complaint form?
〈你有收到客戶投訴表嗎?〉

情境3. 【商用:Attend / 一般:Come】
當有活動或者是會議要出席時,我們可以用「Attend」來取代常用的「Come」。
I’m sorry but I can’t come to your brother’s wedding.
〈對不起,我無法出席你哥哥的婚禮。〉
I’m sorry but I can’t attend this week’s meeting.
〈我很抱歉我無法出席這禮拜的會議。〉

情境4. 【商用:Ensure / 一般:Make sure】
當你希望客戶確保東西的正確性時,除了口語的「Make sure」之外,「Ensure」也有確保的意思喔!
Please make sure you follow the recipe I gave you.
〈請確保你有照著我給你的食譜做。〉
Please ensure you follow my instructions carefully.
〈請確保你有小心地照著我的指示做。〉

情境5. 【商用:Inform / 一般:Let you know】
讓你知道,口語上可以用「Let you know」在書信上可以使用「Inform」
I will let you know later if I can meet you for lunch.
〈我等會兒會告訴你我是否可以跟你共進中餐。〉
Later I will inform you of the reports I need.
〈待會兒我會告訴你我需要那些報告。〉

情境6. 【商用:Assist / 一般:Help】
請求協助的時候,「Help」可以替換成「Assist」,如此一來給人的感覺就會是比較委婉的求救喔。
I need you to help John with his homework.
〈我需要你幫助John寫功課。〉
I need you to assist the customer with his laptop.
〈我需要你協助客戶處理他的筆電。〉

情境7. 【商用:Reserve / 一般:Book】
如果要預約或是訂房,一般而言可以使用「Book」,但在商用上,「Reserve」可能更為專業喔!
It’s better to book your train tickets early during the holiday season.
〈你連假期間的火車票最好早一點預定。〉
It’s better to reserve your seat for the seminar as soon as possible.
〈最好盡快為研討會預留座位。〉

情境8. 【商用:Reply / 一般:Answer】
回覆的英文,「Reply」或是「Answer」都很常被使用,但在商英裡頭「Reply」比較常在信件裡頭使用。「Answer」多半運用在電話中。兩者同時也都能夠當作動詞與名詞,表回覆。
When are you going to answer my phone?
〈你甚麼時候才要接我的電話?〉
When will you reply to my email?
〈你甚麼時候才會回信?〉
Are you coming over? I need your answer by this afternoon.
〈你要過來嗎?下午我需要你的答案。〉
I need your reply by this afternoon.
〈我這個下午需要你的回覆。〉

情境9. 【商用:Select / 一般:Choose】
當你需要客戶做出選擇時,可以使用「Select」來替代「Choose」
You may choose the color you like.
〈你可以選擇你喜歡的顏色。〉
You may select the sample reports to print.
〈你可以選擇樣本報告來列印。〉

情境10. 【商用:Explain / 一般:Tell about】
當你必須解釋、說明相關的簡報時,可以用「Explain」來取代「Tell about」
Can you tell me about the book you’ve just read?
〈可以跟我說那本你剛剛在讀的書說了甚麼嗎?〉
Please explain these sales figures (to me).
〈請解釋這些銷售數據給我聽。〉 

情境11. 【商用:Submit / 一般:Hand in】
當你需要提交相關數據或是報告時,可以使用「Submit」或是「Hand in」,如同許多註冊網站,提交帳號註冊時都會使用「Submit」這個單字。
I need to hand in my English writing assignment.
〈我必須交出我的英文功課。〉
I need to submit my weekly report to the finance department.
〈我需要提交我的周報給財物部門。〉

情境12. 【商用:Apologize / 一般:Sorry】
如果做錯事要道歉,「Sorry」是一個常見的用法對象主要會是小孩或是自己的朋友,但商業用法,或是正式場合,可以使用更高級的詞語「Apologize」
You should say sorry for making her worry.
〈你必須為他的擔心道歉。〉
We should apologize for making the customer wait.
〈我們必須對讓客戶等待感到抱歉。〉

情境13.【商用:Discuss / 一般:Talk about】
當部門之間有事情要討論,可以用「Discuss」來取代「Talk about」
Let’s talk about how to solve this math problem.
〈來討論一下如何解決這個數學問題吧!〉
Let’s discuss what information to put in this report.
〈來討論要加入甚麼資訊在這份報告吧。〉

情境14. 【商用:Prepare / 一般:Get ready】
準備事情,兩種用法都很常聽到,但在商用信件或是文書上,「Prepare」是比較常用的喔
We’re working hard to get ready for our class presentation.
〈我們正在努力準備我們課堂上的簡報。〉
We’ve been working late to prepare for our sales report.
〈我們一直在努力為我們的銷售報告做準備。〉

情境15. 【商用:Contact / 一般:Get in touch with】
這兩種關於洽談、聯繫的方式都有人在使用,但由於寫信時為了篇幅,多半都使用「Contact」來表達洽談的意思。
I tried to get in touch with you about the Christmas party.
〈我試著跟你說明關於聖誕派對的事情。〉
I tried to contact you about next week’s sales meeting.
〈我試著跟你聯繫關於下禮拜行銷會議的事情。〉


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